文字だけやりとりの英知を仕事に活かそう
自分は長らく仕事で契約書を触っていたこともあるし、もともと理系でもあったから趣味程度ではあるが、プログラミングを触ることもある。
この２つは文系理系それぞれの真骨頂でもあり、正反対なものでもあるような気がするが、実はこの２つは大きな共通点を持っている。
それは
文字だけを通じてやりとりをする
という点だ。
ここで長い年月をかけて蓄積されてきた英知を他に活かせないか考えてみた。
仕事でやりとりをするときは、ほとんどの場合話もできる。
なので、なんとなく言葉足らずだなぁと思うことがあっても、話すことによって補完することができる。
それに対して、契約書なりプログラミング言語なりというものは、話なしで書いてある文字だけで語らせなければならない。
ゆえにこの２つというのは実は結構似ているところがある。
- まず始めに言葉(単語)の定義を行う
- 同じ意味のときは必ず同じ言葉を使う
- 違う意味のときは必ず別の言葉を使う
これは文字だけで正確に伝えなくてはならないがゆえに、どうすれば一番ミスなく伝えられるか？を突き詰めた結果、このような手法がそれぞれ独立した世界の中で完成されていったのではないかと思う。
これは何も契約書に関わる人、あるいはプログラミングに関わる人だけが関係あることではなく、仕事をしているほとんどの人が明日から使えるノウハウだ。
自分のように大企業で総合職で働いている人間は、お互いの顔が見えない状態で仕事をすることが多く、かなりの頻度で文書やメール中心の文字だけのやりとりになることが多い。
自分はそれを発信する側であったことも、受け取る側であったこともあるが、文字だけのやりとりになる場合には上の３原則に気をつけるかどうかで、受け手に起こす混乱の程度が目に見えて違う。
残念ながら私の勤めている会社のように大きな会社を含め、「総合職」と名のつく仕事をしている会社の場合は、契約書とかプログラミングどちらも門外漢という人が圧倒的に多く、この３原則が全く守られていない文書を見かけることが多すぎる。
おそらく書いている本人は、書いている文書だけを見て
「おおよそ読み間違える人はいないだろう」
という軽い気持ちで色んな言葉を使ったりするが、受け手はそこから受け取った前の月の文書と見比べたりする工程があったりするものだ。
受け手は先月と何が変わったかをきちんと把握しておきたかったりするからだ。
こうしたときに、先月と表現が違っているが、中身はどうも同じように感じなくもない。
反対に同じ表現を使っているにも関わらず、別の意味を示していて、受け手はその変化を見落としたりもする。
こういう経験は誰しもあるのではないだろうか。
こういうところでの伝達ミスは山ほど起きているのだ。
しかしこの３原則を意識して使えばこういったミスは一気に減らすことができる。
また、この３原則は受け取り手への伝達ミスだけに留まらず、作成時の効率を上げたり、ミスを防ぐこともできる。
これを順番に解説していこう。
多くの会社では１つの文書に対し、複数メンバーで加筆修正を加えていることが多い。
また、誰かが作った文書を土台にして別の文書を作ることもある。
こういったときに用語の検索、置換といったものがよく使われる。
このときに同じ意味なのに違う言葉だったり、違う意味なのに同じ言葉だったりが起きているとこういう検索、置換が全く意味をなさなくなる。
大体こういう置換でなんとかしようという文書の場合は、本来の肝となる工程は別にあって、文書作成はあくまでオマケの位置付けになっている場合が多く、書いている本人も気合を入れて作っているわけではない。
しかし受けてはその最後にアウトプットされた文書から読み解きが始まるから、その気合の差がそのまま伝達ミスの温床になりかねないのだ。
オマケ文書を気合を入れて作れとは言わないからこの３原則をまず意識することから始めよう。
そして徐々に他のメンバーにも浸透させていこう。
そうすればきっと伝達ミスによるイライラも、ダラダラ続く残業も少しは減るに違いない。
